Biro Administrasi Arsip dan Hukum
- Details
- Category: Biro Administrasi Arsip dan Hukum
- Published: 01 April 2015
- Written by Super User
- Hits: 8339
Biro Administrasi, Arsip dan Hukum merupakan pembantu pimpinan di bidang administrasi, arsip dan hukum yang secara fungsional berada di bawah Sekretaris Rektor.
Tugas Pokok Biro Administrasi, Arsip dan Hukum adalah:
Membantu pimpinan universitas dalam menyelenggarakan administrasi, arsip universitas dan penyelesaian persoalan hukum yang dihadapi UMSU baik dalam lingkup internal maupun eksternal pelayanan teknis di bidang kehumasan dan protokoler.
Tugas pokok tersebut dirinci ke dalam:
a) Tugas Harian:
(1) Memeriksa kehadiran staf.
(2) Menerjemahkan dan melaksanakan arahan pimpinan sesuai disposisi surat.
(3) Mengkoordinir staf dalam pelaksanaan tugas harian.
(4) Menyelenggarakan administrasi kantor.
(5) Menyelenggarakan administrasi persuratan universitas baik dalam lingkup internal maupun eksternal.
(6) Mengonsep surat sesuai prihal, tujuan dan aturan persuratan yang berlaku.
(7) Mendistribusikan surat baik internal maupun eksternal
(8) Mengarsipkan surat maupun dokumen
(9) Memproses penyelesaikan persoalan hukum yang dihadapi UMSU
b) Tugas Periodik:
(1) Menyusun program kerja lembaga.
(2) Menyusun rencana kerja anggaran tahunan biro.
(3) Menyelenggarakan rapat kerja biro.
(4) Menyesuaikan penomoran surat sesuai pergantian tahun
(5) Mengelompokkan dan menyimpan arsip persemester maupun pertahun.
(6) Memusnahkan arsip sesuai ketentuan yang berlaku
(7) Melakukan pelatihan untuk meningkatkan kompetensi SDM
c) Tugas Insidentil:
(1) Menghadiri undangan lokal maupun nasional sesuai disposisi surat pimpinan.
(2) Melayani permintaan arsip surat dan dokumen sesuai kebutuhan.
(3) Melakukan proses penyelesaian persoalan hukum yang dihadapi UMSU.
(4) Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan pimpinan untuk kepentingan UMSU.
2) Fungsi Biro Administrasi, Arsip dan Hukum
a) Melaksanakan fungsi perencanaan dan koordinasi dalam penyelenggaraan administrasi dan arsip UMSU.
b) Melaksanakan fungsi pelayanan administrasi dan arsip.
c) Melaksanakan fungsi koordinasi dan mediasi dalam penyelesaian persoalan hukum yang dihadapi, baik lingkup internal maupun eksternal UMSU.
d) Melakukan fungsi pengendalian administrasi dan arsip UMSU.
e) Melaksanakan fungsi pemeliharaan arsip UMSU
f) Melaksanakan fungsi kontrol terhadap kinerja dalam penyelenggaraan administrasi, arsip dan penyelesaian peroalan hukum.
3) Wewenang Biro Administrasi, Arsip dan Hukum
a) Menilai kinerja staf.
b) Menentukan program kerja biro.
c) Mengajukan rencana kerja anggaran tahunan biro.
d) Mendistribusikan pekerjaan kepada staf
e) Mengatur sistem administrasi dan kearsipan UMSU
f) Mengawasi kinerja staf dalam penyelenggaraan sistem administrasi, arsip dan penyelesaian masalah hukum yang dihadapi UMSU.
4) Tanggungjawab Biro Data dan Informasi
a) Bertanggungjawab atas kinerja staf
b) Bertanggungjawab atas terlaksananya penyelenggaraan sistem administrasi dan arsip UMSU.
c) Bertanggungjawab atas penyelesaian persoalan hukum yang dihadapi UMSU baik dalam lingkup internal maupun eksternal.
d) Bertanggungjawab atas terpeliharanya arsip UMSU
e) Bertanggungjawab atas upaya peningkatan efektifitas, efisiensi dan produktifitas kerja biro secara berkelanjutan.
f) Bertanggungjawab atas pemanfaatan aset kantor.
g) Bertanggungjawab dalam penyelesaian laporan kinerja biro.
